בעיות נפוצות בהתאמות בנקים וכיצד לפתור אותן

 

כל עסק, לא משנה באיזה גודל או תעשייה, מוכרח להשוות כל הזמן בין הרישומים בספריו לרישומים בדפי בנקים ואשראי.

 

התאמות בנקים לא דורשות מומחיות יוצאת דופן, אך זה לא אומר שלא יכולות לקרות טעויות בתהליך.

 

כדי למנוע לכם למנוע את אותן טעויות, או לפחות לדעת להתמודד עימן כאשר הן קורות, הכנו לכם את המדריך הזה.

 

 

טעות אנוש, בין אם מדובר בהקלדה שגויה או בקריאה שגויה של מספרים, אלו עלולים להוביל ליתרות לא מדויקות ולגרום לאי התאמה בין דפי הבנקים לרישומים הכספיים של החברה.

 

פתרון: בדיקה כפולה של הנתונים, על ידי אותו עובד או אדם אחר, עשויה למנוע שגיאות. אפשרות נוספת היא לבצע התאמות אוטומטיות באמצעות תוכנה ייעודית.

 

 

כאשר עסקאות נרשמות בספרי העסק בתאריך שונה מאשר התאריך ברישומי הבנק, או שהעסק פשוט שוכח לרשום אותן מסיבה כלשהי, אתם עלולים להתייצב מול אתגרים שונים. הפרשי זמנים יכולים להשפיע על הדו"חות שלכם, על ניהול התזרים ועוד.

 

פתרון: יש לבצע את תהליך ההתאמה באופן תדיר כדי להימנע מהפרשים אלה, ולוודא שכל העסקאות נרשמות בצורה מדויקת ובזמן.

 

שימוש במערכת התאמות בנקים מונע את הבעיה, מכיוון שההתאמה מתבצעת בתדירות המוגדרת.

 

 

בין שלל העסקאות של העסק, לא מעט עמלות וריביות. אלה עסקאות בסכומים קטנים יחסית, והן גם נוטות לחזור על עצמן, אז קל מאוד לפספס אותן. אם מתעלמים מהן, נוצרים אי דיוקים בספרים של החברה.

 

פתרון: חשוב לבקר באתרי הבנקים בתדירות גבוהה, ולסקור את הרישומים לעומק. גם במקרה הזה, אוטומציה תמנע את הבעיה הזו באופן מוחלט.

 

למעשה, תוכנה אוטומטית תוכל לזהות בעצמה עמלות וחיובי ריבית ולתייג אותם עבורכם.

 

 

תארו לכם שעובד מבצע עסקה ללא אישור, או שפעולה כספית כלשהי מתבצעת מתוך אי הבנה כזו או אחרת. במצב כזה, עשויים להופיע בדפי הבנק רישומים שאתם לא מכירים.

 

פתרון: סקירה מעמיקה של הדפים, על מנת לאתר עסקאות שאתם לא מזוהים ולהבין מהיכן הגיעו. ייתכן שתצטרכו לפנות לבנק לבירור.

 

אם אתם משתמשים במערכת התאמות דפי בנק, היא תתריע עבורכם אם תמצא עסקאות לא מזוהות.

 

 

פעמים רבות, עסקים מחזיקים יותר מחשבון בנק אחד. ביצוע התאמה בין הספרים שלכם לבין חשבונות מרובים אינה פשוטה, ועלולה להוות אתגר משמעותי. המעקב מסובך, שלא לדבר על הזמן שהוא גוזל.

 

פתרון: שימוש בתוכנת התאמות בנקים שמבצעת את כל התהליך ללא התערבות שלכם, במהירות וביעילות.

 

לא תצטרכו לפתוח כל בוקר עם ביקור באתרים של הבנקים (ועוד לא דיברנו על חברות כרטיסי אשראי), אלא רק לבדוק את הנתונים שכבר נאספו בתוכנה ומוצגים בה בנוחות רבה.